Début 2015, le personnel et la direction d’Ardennes-Etape commencent à être formés. Fin 2015, tout le monde a adopté la méthode. Lui trouver un défaut ? Impossible : à ce stade, tout roule !
ParticipAgile est une méthode d’organisation interne d’entreprise qui permet d’améliorer la gestion de projets et la manière dont les collaborateurs interagissent entre eux. Elle allie les procédés Agile, surtout connus dans le milieu informatique, et la dynamique participative. L’objectif : mobiliser l’intelligence collective, faire face à l’incertitude en avançant étape par étape ou encore encourager la prise de décision rapide et consentie.
Ardennes-Etape, nid de talents motivés et extrêmement créatifs, voyait les idées fuser de toute part. Comment les organiser, les prioriser, les mettre en œuvre sans s’égarer ? Comment faire face au changement? Comment inviter à l’autonomie et à la coopération ? Des questions auxquelles ParticipAgile est venue répondre.
Une gestion de projets efficace
« Avant, nous attendions de connaitre tous les rouages d’un projet pour nous lancer. Nous étions obnubilés par les risques. Il y avait donc un long temps d’attente entre la réflexion et la mise en pratique. Le temps est l’ennemi du bien. Lorsqu’on se lançait enfin, les besoins avaient déjà changés ! Un vrai problème ! », explique Patricia Acunzo, Co-CEO d’Ardennes-Etape.
« Aujourd’hui, nous avançons par « itérations », c’est-à-dire, étape par étape. On accepte de ne pas connaitre tous les tenants et aboutissants avant de lancer le projet. Une petite révolution qui fait ses preuves ! », continue Patricia.
La méthode propose en effet de découper chaque projet en plusieurs « itérations » (étapes), chacune comportant des « user stories » (les besoins) spécifiques dont le chef de projet et son équipe doivent s’acquitter. Le projet est réévalué et adapté après chaque itération et ce, en fonction de l’évolution des besoins, des problèmes rencontrés ou encore des nouvelles idées imaginées.
« J’aime beaucoup les débriefings en fin d’itération, ça permet de faire le point sur le projet et de faire des réajustements. Les remises en question nous font avancer », affirme, enthousiaste Patricia.
« J’adore les tableaux Kanban qu’on utilise. Sur un tableau blanc, on place des post-it représentant les tâches à accomplir et on les déplace de colonne en colonne en fonction de l’avancée du projet. C’est visuel et très motivant d’aller déplacer son post-it », se réjouit Froukje, en charge de l’e-mailing chez Ardennes-Etape.
Une dynamique participative
ParticipAgile, c’est également une méthode de collaboration entre les travailleurs d’une entreprise.
La prise de décision par « consentement » constitue l’un des nombreux outils de dynamique participative que propose la méthode. Il est l’exact opposé de la notion de consensus. Concrètement… Une proposition est posée sur la table. Il n’est plus question de lui couper les ailes ou de lui ajouter des plumes en tentant d’atteindre l’approbation de tous. Le consentement fonctionne sur base d’une et une seule question : « pouvez-vous vivre avec la décision ou met-elle l’entreprise en danger ? ». Si la proposition n’affecte pas notre travail au point de ne pas savoir vivre avec elle si elle est mise en œuvre, elle sera approuvée. A l’inverse, si on ne peut consentir à son application (sur base d’arguments valides), elle sera réévaluée.
« Le système fonctionne à merveille, les décisions se prennent beaucoup plus rapidement. On prend également beaucoup plus de recul : oui, on peut vivre avec la plupart des décisions même si on n’aurait pas choisi cette option ! », raconte Florence, en charge du référencement chez Ardennes-Etape.
ParticipAgile, c’est également un moyen de mobiliser l’intelligence collective, c’est-à-dire de faire appel à l’ensemble des cerveaux disponibles pour nourrir une idée. Le « moi à ta place » constitue l’une des techniques utilisées. Il s’agit de mettre une proposition sur la table lors d’une réunion et de demander au groupe de l’améliorer. « Toi, à ma place, que ferais-tu ? ». L’ensemble des idées permet souvent d’enrichir son idée première.
Un bilan plus que positif
« Je suis partie trois mois en congé de maternité. Dès mon retour, j’ai constaté une vraie différence en termes d’organisation. De nombreux projets avaient été mis en place et mes collègues semblaient beaucoup plus ouverts au changement », ajoute Florence.
« Je suis très enthousiaste et confiante pour l’avenir de notre nouvelle méthode de travail », conclut Patricia.
Une méthodologie qui vaut la peine d’être testée… Une véritable boîte à outils applicable dans le cadre de l’entreprise mais également dans notre vie privée.
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